در بسیاری از پروژهها، برنامه زمانبندی در ابتدای کار تهیه میشود اما بعد از مدتی به یک فایل بایگانی تبدیل میشود. جلسات برگزار میشوند، فعالیتها اجرا میشوند و تصمیمها گرفته میشوند،.اما برنامه زمانبندی عملاً نقشی در هدایت پروژه ندارد. در حالیکه در مدیریت حرفهای پروژه، برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه مهمترین ابزار تصمیمگیری است.
این برنامه فقط یک جدول زمان نیست؛ بلکه مدلی تحلیلی از نحوه حرکت پروژه است. هرچه این مدل دقیقتر طراحی شود، کنترل پروژه نیز دقیقتر خواهد بود. گروه مهندسی پرومن؛ جایی که برنامه، با واقعیت پروژه همقدم میشود.
کنترل پروژه بدون برنامه زمانبندی ممکن نیست
کنترل پروژه یعنی مقایسه بین آنچه باید اتفاق بیفتد و آنچه واقعاً اتفاق افتاده است. اگر برنامهای وجود نداشته باشد، اساساً چیزی برای مقایسه وجود ندارد. به همین دلیل برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه به عنوان نقطه شروع تمام فرآیندهای کنترل پروژه شناخته میشود.
این برنامه مشخص میکند که پروژه باید در چه تاریخی به چه نقطهای برسد. وقتی این چارچوب وجود داشته باشد، انحرافهای پروژه قابل مشاهده میشوند.
برنامه زمانبندی ساختار پروژه را مشخص میکند
پروژهها معمولاً از صدها یا حتی هزاران فعالیت تشکیل شدهاند. اگر این فعالیتها بدون ساختار مشخص مدیریت شوند، هماهنگی میان آنها از بین میرود. در یک برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه فعالیتها در قالب ساختار شکست کار (WBS) تعریف میشوند.
این ساختار کمک میکند تمام اجزای پروژه به شکل منطقی سازماندهی شوند. در نتیجه تیم پروژه تصویری شفاف از کل مسیر اجرای پروژه خواهد داشت.
روابط منطقی فعالیتها آینده پروژه را مشخص میکند
یکی از مهمترین بخشهای برنامه زمانبندی، تعیین روابط منطقی میان فعالیتهاست. هر فعالیت باید بداند بعد از چه کاری شروع میشود و چه کاری بعد از آن آغاز خواهد شد. در یک برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه این روابط با دقت تعریف میشوند.
این روابط تعیین میکنند که اگر یک فعالیت دچار تاخیر شود، چه بخشهایی از پروژه تحت تأثیر قرار میگیرند. به همین دلیل روابط منطقی در برنامه زمانبندی، رفتار زمانی پروژه را شکل میدهند.
مسیر بحرانی، حساسترین بخش پروژه است
یکی از مهمترین خروجیهای برنامه زمانبندی، شناسایی مسیر بحرانی است. مسیر بحرانی مجموعهای از فعالیتهاست که کوچکترین تاخیر در آنها باعث تاخیر در پایان پروژه میشود. بدون یک برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه تشخیص این مسیر بسیار دشوار است.
در حالیکه مدیر پروژه باید بداند کدام فعالیتها بیشترین حساسیت زمانی را دارند. شناخت مسیر بحرانی کمک میکند تمرکز مدیریتی روی مهمترین بخشهای پروژه قرار گیرد.
برنامه زمانبندی امکان پیشبینی مشکلات را فراهم میکند
یکی از مهمترین مزایای برنامه زمانبندی حرفهای، امکان پیشبینی آینده پروژه است. مدیر پروژه میتواند قبل از وقوع مشکلات، اثر آنها را بررسی کند.
برای مثال میتوان بررسی کرد:
• اگر فعالیتی چند روز تاخیر داشته باشد چه اتفاقی میافتد؟
• آیا مسیر بحرانی تغییر میکند؟
• آیا تاریخ پایان پروژه جابهجا میشود؟
به همین دلیل برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه ابزاری برای تحلیل و تصمیمگیری است، نه فقط یک جدول زمان.
مدیریت منابع بدون برنامه زمانبندی دشوار است
در پروژههای اجرایی، منابع محدود هستند. نیروی انسانی، تجهیزات و ماشینآلات باید بهصورت هماهنگ در پروژه استفاده شوند. یک برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه کمک میکند توزیع منابع در طول زمان مشخص شود.
به این ترتیب میتوان از تداخل منابع، بیکاری تجهیزات یا فشار بیش از حد بر تیم اجرایی جلوگیری کرد. این موضوع تأثیر مستقیمی بر بهرهوری پروژه دارد.
برنامه زمانبندی پایه تحلیل تاخیرات پروژه است
در بسیاری از پروژههای عمرانی، اختلافات قراردادی به موضوع زمان پروژه مربوط میشود. برای تحلیل این اختلافات باید مشخص شود چه اتفاقی باعث تغییر زمان پروژه شده است.
بدون وجود یک برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه انجام تحلیلهای تاخیرات تقریباً غیرممکن خواهد بود. برنامه زمانبندی در این شرایط تبدیل به یک سند فنی میشود که میتواند مبنای تحلیل تاخیرات و تدوین لوایح ادعا قرار گیرد.
ارتباط برنامه زمانبندی با واقعیت کارگاه
برنامه زمانبندی زمانی ارزش واقعی پیدا میکند که با دادههای واقعی پروژه بهروزرسانی شود. گزارشهای روزانه و هفتگی باید بتوانند مستقیماً به فعالیتهای برنامه متصل شوند.
در این حالت برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه تبدیل به یک سیستم زنده میشود که دائماً وضعیت واقعی پروژه را نمایش میدهد. این ارتباط میان برنامه و اجرا، پایه اصلی کنترل پروژه است.
نقش نرمافزارهای تخصصی در برنامهریزی پروژه
در پروژههای حرفهای، برنامه زمانبندی با استفاده از نرمافزارهای تخصصی تهیه میشود. یکی از رایجترین ابزارها در این حوزه Microsoft Project (MSP) است.
این نرمافزار امکان تعریف فعالیتها، روابط منطقی، مسیر بحرانی و کنترل پیشرفت پروژه را فراهم میکند. به همین دلیل استفاده از MSP دقت برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه را به شکل قابل توجهی افزایش میدهد.
رویکرد پرومن در تدوین برنامه زمانبندی
در گروه مهندسی پرومن، برنامه زمانبندی صرفاً یک خروجی نرمافزاری نیست. ما تلاش میکنیم برنامهای طراحی کنیم که رفتار واقعی پروژه را منعکس کند. در این مسیر مواردی مانند محدودیتهای اجرایی، شرایط قرارداد، منابع در دسترس و ریسکهای پروژه بررسی میشوند.
هدف این است که برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه به ابزاری کاربردی برای مدیریت پروژه تبدیل شود.
جمعبندی
کنترل پروژه بدون برنامه زمانبندی دقیق معنا ندارد. برنامه زمانبندی چارچوبی ایجاد میکند که تمام فعالیتها، منابع و تصمیمهای پروژه در آن تعریف میشوند.
به همین دلیل در مدیریت حرفهای پروژه، برنامه زمانبندی دقیق در کنترل پروژه به عنوان ستون فقرات سیستم کنترل پروژه شناخته میشود.
هرچه این ستون دقیقتر طراحی شود، پروژه با شفافیت و اطمینان بیشتری پیش خواهد رفت.
گروه مهندسی پرومن؛ جایی که برنامه، با واقعیت پروژه همقدم میشود.
بدون دیدگاه